Pauschale Entschädigung für Dienstreisen ins Ausland: Länderliste

Beamte des FÖD Auswärtige Angelegenheiten, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit, die sich auf offizielle Dienstreisen ins Ausland begeben müssen, erhalten eine pauschale Entschädigung.

Die Behörden verwenden zu diesem Zweck die „Länderliste“, die je nach Land eine Entschädigung in unterschiedlicher Höhe festlegt. Die in der Länderliste festgelegte Entschädigungspauschale kann zudem je nach Preisniveau in der Hauptstadt, anderen Großstädten und dem Rest jedes Landes variieren.

Die Beträge in dieser Länderliste können jedes Jahr neu angepasst werden.

Der FÖD Auswärtige Angelegenheiten weist jedoch darauf hin, dass in diesem Jahr keine Anpassungen vorgenommen werden. Die pauschalen Tagessätze bleiben gegenüber dem Vorjahr unverändert. Die im letzten Jahr veröffentlichte Länderliste bleibt daher weiterhin gültig.

Auch die Grundsätze der pauschalen Entschädigung für Dienstreisen ins Ausland bleiben unverändert.

 

Grundsätze

1. Dienstreisen ins Ausland von kurzer Dauer

Personen, die im Rahmen ihrer Arbeit ins Ausland reisen, können eine pauschale Entschädigung für „Dienstreisen ins Ausland von kurzer Dauer“ erhalten.

Eine Dienstreise ins Ausland von kurzer Dauer ist eine Reise:

  • von mindestens 10 Stunden (Abfahrt und Ankunft am gleichen Tag);
  • von maximal 30 Kalendertagen pro Reise;
  • die im Dienst des Arbeitgebers oder im Auftrag des Arbeitgebers stattfindet.

 

2. Wer ist betroffen?

Die pauschalen Entschädigungen, die Beamte bei Auslandsreisen im Rahmen ihrer Arbeit erhalten, gelten auch im privaten Sektor und bei anderen Behörden.

Achtung!

Es werden nur Arbeitnehmer (und Betriebsleiter) berücksichtigt, die ihre berufliche Tätigkeit hauptsächlich am gleichen Ort ausüben und in diesem Zusammenhang einmal, gelegentlich oder regelmäßig, Dienstreisen ins Ausland unternehmen.

Die Regelung gilt daher nicht für Arbeitnehmer/Betriebsleiter von Unternehmen, für die Reisen ins Ausland Teil ihrer normalen täglichen beruflichen Tätigkeit sind.

 

3. Die Höhe der Entschädigung

Pauschale von 37,18 EUR

Für Dienstreisen ins Ausland akzeptiert das Finanzamt einen Betrag von 37,18 EUR pro Tag als Pauschale, unabhängig vom Zielort.

 

Länderliste

Eine höhere Pauschale wird genehmigt, wenn die besonderen Umstände des Landes, in dem die Dienstreise erfolgt, dies rechtfertigen. Zu diesem Zweck wird ausdrücklich auf die Länderliste verwiesen, die die Behörden für die Beamten des FÖD Auswärtige Angelegenheiten, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit verwenden (Kategorie 1 – „Zentralregierung“). Im Gegensatz zum nicht indexierten Betrag von 37,18 EUR können die angegebenen Beträge in der Länderliste jährlich angepasst werden.

 

Wahlmöglichkeit

Der Arbeitgeber hat die Wahl. Er kann die in der Länderliste aufgeführten Beträge anwenden, wenn diese über der Pauschale von 37,18 EUR liegen und umgekehrt.

 

Gesamt- oder Teilpauschale?

Es wird eine Gesamtpauschale gewährt:

  • pro Tag, bei vollständiger Abwesenheit (d. h. ein Tag zwischen 2 Nächten auf Dienstreise);
  • für eine Reise mit Abreise und Rückkehr am gleichen Kalendertag bei einer Abwesenheit von mindestens 10 Stunden.

Falls die Dienstreise länger als 24 Stunden dauert, wird eine Verringerung der Pauschale von 50 % angewandt am Abreise- und Ankunftstag.

 

Arbeitgeberbezogene Kosten

1. Welche Kosten sind abgedeckt?

Die Beträge der Tagespauschalen decken die Verpflegungskosten und kleine Ausgaben (Nahverkehr, Trinkgeld, usw.).

Die pauschalen Entschädigungen decken folglich weder die Reisekosten, noch die Übernachtungskosten. Für die Erstattung dieser Auslagen sind immer Belege erforderlich.

Sowohl die Steuerbehörden als auch das Landesamt für Soziale Sicherheit betrachten diese pauschalen Tagessätze als eine Erstattung für die vom Arbeitgeber zu tragenden Kosten.

Diese Tagespauschalen sind deshalb:

  • nicht steuerpflichtig für den Arbeitnehmer;
  • voll abzugsfähig als Betriebsausgaben für den Arbeitgeber;
  • nicht sozialversicherungspflichtig.

 

Für die LSS-Freistellung ist es insbesondere erforderlich, die berufliche Bedingtheit, sowie das Datum, den Ort und den Zweck der Reise nachweisen zu können.

 

2. In welcher Höhe werden die Verpflegungskosten erstattet?

Aus einer internen Richtlinie des FÖD Auswärtige Angelegenheiten, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit geht die neue Aufteilung der pauschalen Entschädigung wie folgt hervor:

  • 15 % für das Frühstück;
  • 35 % für das Mittagessen;
  • 45 % für das Abendessen;
  • 5 % für kleine Ausgaben.

Dies bedeutet, dass für die Beamten des FÖD Auswärtige Angelegenheiten, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit der Tagessatz fast vollständig entfällt, wenn die Kosten für die Mahlzeiten nicht vom Beamten übernommen werden.

 

Übernimmt ein Arbeitgeber für seinen Arbeitnehmer zudem die Kosten für Mahlzeiten oder kleine Ausgaben einer Auslandsreise, muss er dieselbe Ermäßigung auf die Pauschalbeträge anwenden:

  • abzüglich 15 %, wenn das Frühstück inbegriffen ist;
  • abzüglich 35 %, wenn das Mittagessen inbegriffen ist;
  • abzüglich 45 %, wenn das Abendessen inbegriffen ist;
  • abzüglich 5 %, wenn kleine Ausgaben inbegriffen sind.

 

Autor: Jean-Luc Vannieuwenhuyse,  Manager Zentrum für Rechtsfragen bei SD Worx

In Zusammenarbeit mit East Management AG