Zahlreiche Arbeitgeber stellen ihren Arbeitnehmern unentgeltlich einen PC, ein Notebook, Tablet, Mobiltelefon oder Smartphone zur Verfügung. Wenn die Arbeitnehmer diese Geräte auch zu privaten Zwecken nutzen dürfen, entsteht für sie ein Vorteil, der sozialabgaben- und lohnsteuerpflichtig ist.

Der Wert des Vorteils wird häufig pauschal festgesetzt. Diese Pauschalen ändern sich ab dem 1. Januar 2018. Künftig wenden das Landesamt für soziale Sicherheit (LSS) und die Finanzverwaltung ähnliche Pauschalen an.

Zusammenfassung:

Monatliche Pauschale für die unentgeltliche private Nutzung bei Überlassung ab 1. Januar 2018

PC oder Notebook                                 6 EUR
Tablet                                                       3 EUR
Mobiltelefon/Smartphone (Gerät)     3 EUR
Telefonabonnement                             4 EUR
Internetabonnement                            5 EUR, einmalig bei mehreren Verbindungen

Die Pauschalen für PC und Notebook sind im Vergleich zur früheren Bewertung gesunken. Für Tablets gab es bislang keine pauschale Bewertung. Daher musste grundsätzlich der tatsächliche Wert angesetzt werden. PCs, Notebooks und Tablets kosten folglich demnächst weniger.

Bei Mobiltelefonen oder Smartphones mit Abonnement für Telefon und Internet ändert sich die Bewertung des Vorteils kaum. Wichtig ist hingegen die Aufteilung: Künftig werden Gerät, Telefonabonnement und Internetabonnement separat bewertet.

Diese Pauschalen gelten nur im Falle der unentgeltlichen Überlassung des Geräts bzw. Abonnements. Ist ein Arbeitgeber ganz oder teilweise am Kauf oder der Nutzung des Gerätes beteiligt, gelten diese Pauschalen nicht.

Achtung!

Dieser Kommentar stützt sich auf Beschlussentwürfe. Daher sind noch Änderungen möglich. Die Informationen gelten vorbehaltlich der Veröffentlichung im Belgischen Staatsblatt.

Quelle:
Entwurf eines königlichen Erlasses zur Änderung von Artikel 20 Paragraf 2 Nummer 2 des Erlasses zum LSS vom 28. November 1969 und Entwurf eines königlichen Erlasses zur Änderung von Artikel 18 Paragraf 3 Nummer 10 der Vorschrift AR/CIR92.

Inhaltsverzeichnis

1. Unentgeltliche Überlassung von EDV-Ausstattungen
2. PC oder Notebook: 6 Euro pro Monat und Gerät
3. Tablet: 3 Euro pro Monat und Gerät
4. Internetverbindung: 5 Euro pro Monat, unabhängig von der Zahl der Abonnements
5. Festnetz-/Mobiltelefon und Smartphone

 

1. Unentgeltliche Überlassung von EDV-Ausstattungen

Zahlreiche Arbeitgeber stellen ihren Arbeitnehmern unentgeltlich einen PC, ein Notebook, Tablet, Mobiltelefon oder Smartphone zur Verfügung. Die Geräte gelten, manchmal auch in Verbindung mit einem zugehörigen Abonnement oder einer zugehörigen Internetverbindung, grundsätzlich als Arbeitsgeräte, die den Arbeitnehmern die Wahrnehmung ihrer Aufgaben ermöglichen.

Wenn ein Arbeitnehmer das Material auch zu beruflichen Zwecken nutzen kann, gibt es keinen steuerpflichtigen Vorteil und es entsteht keine Sozialversicherungspflicht.

Ist jedoch die unentgeltliche private Nutzung erlaubt, ist die Situation eine andere. Dann kann der Arbeitnehmer auf Kosten des Arbeitgebers zu privaten Zwecken telefonieren und im Internet surfen. In diesem Fall entsteht ein Vorteil, der sozialabgaben- und lohnsteuerpflichtig ist. Dieser Vorteil entspricht grundsätzlich dem tatsächlichen Wert, den der Vorteil für den Nutzer (d. h. den Arbeitnehmer) hat.

 

Pauschale Bewertung

Da der tatsächliche Wert bisweilen schwer zu berechnen ist und daraus eine Anfechtung abgeleitet werden könnte, legen das LSS und die Finanzverwaltung in bestimmten Fällen eine pauschale Bewertung zugrunde. Dies gilt für die unentgeltliche private Nutzung eines PCs, Notebooks oder Mobiltelefons. Allerdings wenden die Behörden nicht immer die gleichen Pauschalbeträge an. Zudem gibt es für bestimmte Geräte, zum Beispiel für Tablets, keine genauen Pauschalen. Schließlich stimmen einige Pauschalen nicht mehr mit den derzeitigen tatsächlichen Kosten des Geräts überein.

Um diesen Problemen zu begegnen, treten ab dem 1. Januar 2018 neue soziale und steuerliche Pauschalen in Kraft. Diese möchten wir Ihnen hier erläutern. Bitte beachten Sie, dass die neuen Regeln noch nicht im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht wurden. Daher stehen die Angaben unter Vorbehalt.

 

Nur im Falle der Überlassung

Die neuen Regeln gelten nur im Falle der Überlassung von Geräten und/oder der Zurverfügungstellung von Abonnements. Eine Überlassung durch den Arbeitgeber liegt dann vor, wenn er Material und Geräte selbst kauft (oder mietet/least), bevor er sie dem Arbeitnehmer zur Nutzung überlässt.

Auch wenn ein Vertrag mit einem Internetdienstleister im Namen des Arbeitgebers geschlossen wird und der Arbeitgeber die entsprechenden Gebühren übernimmt, handelt es sich um eine Überlassung durch den Arbeitgeber. Mit anderen Worten: Der Arbeitnehmer ist weder Eigentümer des Materials noch Inhaber des Abonnements oder Schuldner der Rechnungen des Internetdienstleisters. Er ist lediglich ein Nutzer.

Die Pauschalen gelten nicht, wenn keine Überlassung erfolgt ist. Somit zielt die neue Regelung nicht direkt auf „Bring your own device“-Fälle ab, in denen der Arbeitgeber eine Ausgleichszahlung für Geschäftskosten leistet, die durch die berufliche Nutzung eines privaten Geräts entstehen, welches ein Arbeitnehmer ganz und/oder zum Teil selbst gekauft hat.

 

2. PC oder Notebook: 6 Euro pro Monat und Gerät

Die unentgeltliche private Nutzung eines PCs oder Notebooks, gegebenenfalls einschließlich Peripheriegeräte (z. B. eines Druckers), wurde mit 15 Euro pro Monat oder 180 Euro pro Jahr bewertet.

Ab dem 1. Januar 2018 liegt diese Pauschale erheblich niedriger. Sie beträgt dann 6 Euro pro Monat oder 72 Euro pro Jahr. Wie bisher soll die Pauschale für jedes einzelne überlassene Gerät gelten. Anders ausgedrückt: Wenn ein Arbeitnehmer sowohl einen PC als auch ein Notebook unentgeltlich zu privaten Zwecken nutzen kann, werden Sozialabgaben und Lohnsteuer in Höhe von insgesamt 12 Euro pro Monat fällig.

 

3. Tablet: 3 Euro pro Monat und Gerät

Zurzeit ist für Tablets keine Pauschale vorgesehen. Es gilt prinzipiell die Grundregel: Der Vorteil entspricht dem tatsächlichen Wert, den das Gerät für den Nutzer hat. Das gilt auch, wenn das LSS der Ansicht ist, dass ein mit einem PC überlassenes Tablet nicht separat bewertet werden muss. Somit wird das Tablet sozusagen als „Peripherie“ des PCs betrachtet.

Ab dem 1. Januar 2018 wird die unentgeltliche private Nutzung eines Tablets sowohl von der Finanzverwaltung als auch vom LSS mit 3 Euro pro Monat bzw. mit 36 Euro pro Jahr bewertet. Auch hier muss die Regel angewendet werden, nach der die Pauschale pro Gerät gilt. Wird also ein PC oder Notebook (6 Euro pro Monat und Gerät) mit einem Tablet genutzt, ergeben sich 9 Euro pro Monat.

 

4. Internetverbindung: 5 Euro pro Monat, unabhängig von der Zahl der Abonnements

Für die private Nutzung einer unentgeltlich zur Verfügung gestellten Internetverbindung gilt heute eine Pauschale von 5 Euro pro Monat oder von 60 Euro pro Jahr. Diese Pauschale gilt grundsätzlich für jede Internetverbindung bzw. für jedes Abonnement. Darf ein Arbeitnehmer eine Daten- oder Internetverbindung auf einem Notebook und einem Smartphone zu privaten Zwecken nutzen, ergibt sich somit eine Pauschale von 10 Euro pro Monat.

Die Pauschale von 5 Euro pro Monat bzw. von 60 Euro pro Jahr selbst ändert sich ab dem 1. Januar 2018 nicht.
Dagegen ändert sich die Multiplikation im Falle mehrerer Verbindungen. Die Pauschale wird nur einmal festgesetzt; dabei ist unerheblich, ob es sich um eine feste oder mobile Internetverbindung handelt oder wie viele Geräte die Verbindung/das Abonnement nutzen können.

 

5. Festnetz-/Mobiltelefon und Smartphone: keine gesetzliche Pauschale, aber ein Richtwert von 12,50 Euro pro Monat

In der Vergangenheit gab es für Festnetz- oder Mobilfunkverbindungen, Mobiltelefone oder Smartphones keine gesetzlichen (steuerlichen oder sozialen) Pauschalen. Das LSS legt für seine Anweisungen in Bezug auf Mobiltelefone und Smartphones bestimmte Richtwerte zugrunde, die die Finanzverwaltung in der Praxis mitunter übernahm, obwohl es auch davon abweichen kann. Daher war immer wieder eine steuerliche Regelung geboten.

Alte Richtlinien des LSS:

Überlassenes Mobiltelefon (einschließlich Abonnement, Verbindungsentgelt, Gerät und mobiles Internet): 12,50 Euro pro Monat oder 150 Euro pro Jahr, vorausgesetzt
• der Arbeitgeber hat kein System eingeführt, in dem die private Nutzung ordnungsgemäß festgelegt ist;
• es besteht keine eindeutig übermäßige Diskrepanz zwischen den Möglichkeiten und dem Wert des Geräts und der beruflichen Nutzung durch den Arbeitnehmer (beispielsweise ein Smartphone im Wert von 500 Euro für einen Arbeitnehmer, der bei der Arbeit nur per Telefon erreichbar ist).

Separate Pauschalen für Gerät, Telefonabonnement und Internetverbindung: 3, 4 und 5 Euro pro Monat

Diese Vorgabe ändert sich ab dem 1. Januar 2018. In den Sozial- und Steuervorschriften sind eindeutige Pauschalen für ein unentgeltlich überlassenes Festnetz- oder Mobilfunkabonnement, ein Mobiltelefon oder ein Smartphone, gegebenenfalls in Verbindung mit einem Internetabonnement, vorgesehen. Zu beachten ist, dass Gerät, Telefonabonnement und Internetverbindung separat bewertet werden. Für jedes Element gilt eine eigene Pauschale; werden mehrere Elemente verknüpft, müssen die Pauschalen addiert werden.

Künftig gelten folgende Pauschalen:
• für ein Gerät (Mobiltelefon oder Smartphone) 3 Euro pro Monat oder 36 Euro pro Jahr;
• für ein Festnetz- oder Mobilfunkabonnement 4 Euro pro Monat oder 48 Euro pro Jahr;
• für eine Internetverbindung oder ein Datenabonnement 5 Euro pro Monat oder 60 Euro pro Jahr. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese Pauschale unabhängig von der Zahl der Abonnements nur einmal angewendet wird.

Die Verbindung eines unentgeltlich überlassenen Smartphones mit einem unentgeltlichen Telefon- und Internetabonnement ergibt somit einen Betrag von 12 Euro pro Monat oder 144 Euro pro Jahr. Dieser Betrag liegt knapp unter der Pauschale von 12,50 Euro pro Monat, die das LSS in seinen Richtlinien unter bestimmten Umständen zugrunde legte.

Begründete Trennung von privater und beruflicher Nutzung

 

Unserer Auffassung nach kann ein „organisiertes System“ angewendet werden, anhand dessen der Arbeitgeber die Trennung von privater und beruflicher Nutzung begründet. Mögliche Elemente eines solchen Systems wären insbesondere die entsprechende Unterteilung einer Rechnung, eine angenommene Monatspauschale zur Deckung der beruflichen Nutzung oder ein Prozentsatz für private und berufliche Nutzung.

Es handelt sich um ein zugelassenes System, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass er
• die Pauschalen und Prozentsätze nicht willkürlich festgelegt hat, sondern dass er sie durch die Funktion der Arbeitnehmer rechtfertigen kann, und
• wenn die Beträge realistisch sind.
In diesem Fall hat der Arbeitnehmer keinen Vorteil.

 

Autor: Jean-Luc Vannieuwenhuyse, Manager Zentrum für Rechtsfragen bei SD Worx

In Zusammenarbeit mit East Management AG